Delegacja krajowa- jakie są obowiązki pracodawcy i pracownika?
Czym jest delegacja pracownika? To nic innego jak podróż służbowa, którą pracownik odbywa na polecenie pracodawcy. W ramach delegacji- podroży służbowej- pracownik wykonuje swoją pracę w innym miejscu niż określono w umowie (najczęściej inne miejsce niż siedziba firmy).
Kodeks pracy określa jakie warunki muszą być spełnione, aby podróż była uznana za delegację:
- musi służyć realizacji zadań służbowych,
- musi zostać zlecony przez przełożonego,
- musi wiązać się z realizacją zadania poza siedzibą firmy lub stałym miejscem pracy.
Podróż służbowa może być krajowa lub zagraniczna. Pracodawca jest zobowiązany pokryć koszty związane z odbyciem podróży służbowej tj. koszty przejazdu, noclegu, wyżywienie. Poniżej omawiamy i wyjaśniamy zasady zwrotu kosztów związanych z delegacją. Delegacja dotyczy wyłącznie osób zatrudnionych na umowie o pracę. Pracodawca nie może skierować pracownicy w ciąży do odbycia podróży służbowej, chyba, że wyrazi ona na to zgodę.
Koszty związane z podróżą krajową:
1. Dieta
To kwota na pokrycie kosztów wyżywienia. Dieta nie przysługuje pracownikowi, któremu zostało zapewnione całodzienne darmowe wyżywienie. Wysokość wypłaconej diety może zostać pomniejszona proporcjonalnie w przypadku zapewnienia tylko części posiłków:
- o 25% jeśli zapewniono bezpłatne śniadanie
- o 50% jeśli zapewniono bezpłatny obiad
- o 25% jeśli zapewniono bezpłatną kolację
Wysokość wypłaconej diety jest również zależna od czasu trwania podróży służbowej. Jeśli podróż jest krótsza niż 8 godz. dieta nie przysługuje. Jeśli podróż trwa 8 do 12 godzin przysługuje 50% diety, a w przypadku podróży powyżej 12 godzin pełna kwota diety. Pełna kwota diety czyli ile? Od 1.01.2023r dieta za podróż krajową wynosi 45zł za dzień.
2. Koszty noclegu
Pracodawca jest zobowiązany zwrócić koszty noclegu pracownikowi. Wyjątek! Zwrot nie przysługuje, jeśli pracodawca zapewni bezpłatny nocleg dla pracownika. Również w sytuacji, kiedy pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejsca zamieszkania.
Zwrot może się odbywać na podstawie ryczałtu lub faktury:
- Ryczałt na nocleg wynosi 150% diety czyli od 1.01.2023 67,50zł za 1 noc
- Rachunek lub faktura- pracownik może przedstawić również taki dokument, w tym przypadku limit to 20-krotność diety czyli 900zł
3. Koszty transportu
Jeśli pracodawca nie zapewni bezpłatnego przejazdu, pracownik może otrzymać zwrot kosztów transportu. To pracodawca określa jakim środkiem transportu ma się posłużyć pracownik podczas delegacji. Tu również mamy 2 możliwości podobnie jak w przypadku noclegu:
- Ryczałt na transport wynosi 20% diety czyli od 1.01.2023 9 zł
- Na podstawie tzw. kilometrówki– pracownik może wnioskować o użycie samochodu prywatnego do odbycia podróży służbowej. W takiej sytuacji zwrot jest obliczany w sposób ilość kilometrów x stawka za kilometr. Obecnie obowiązujące (do 17.01.2023) stawki za kilometr to:
- samochód osobowy o pojemności silnika mniejszej lub równej 900 cm3 – 0,89 zł;
- samochód osobowy o pojemności silnika powyżej 900 cm3 – 1,15 zł;
- motocykl – 0,69 zł;
- motorower – 0,42 zł;
Jak rozliczyć delegację krajową?
Pracownik ma obowiązek rozliczyć delegację krajową w terminie do 14 dni od jej zakończenia. Warto pamiętać, że można wnioskować o zaliczkę na poczet delegacji. Wysokość takiej zaliczki ustala się indywidualnie po oszacowaniu kosztów wstępnych.
Pracownik musi gromadzić dokumenty potwierdzające poniesione koszty np. faktury/ rachunki za nocleg czy bilety za przejazd. W przypadku zastosowania ryczałtów, gromadzenie tych dokumentów nie jest konieczne.
Obowiązkiem pracownika jest rzetelne udokumentowanie poniesionych kosztów delegacji oraz rozliczenie się z nich w odpowiednim terminie.
Delegacje zagraniczne wiąż się z nieco innymi zasadami. Te temat przybliżymy Wam w kolejnym artykule.