Jak rozliczyć delegację zagraniczną?
W poprzednim artykule poruszyliśmy temat delegacji krajowej, jednak pracodawca może wysłać pracownika w podróż służbową do innego kraju. Jakie są zasady rozliczania delegacji zagranicznej? Jakie są obowiązki pracodawcy i pracownika w związku z zagraniczną podróżą służbową?
Przypominamy: W ramach delegacji- podroży służbowej- pracownik wykonuje swoją pracę w innym miejscu niż określono w umowie (najczęściej inne miejsce niż siedziba firmy). W delegację nie można wysłać pracownicy w ciąży, chyba, że wyrazi ona zgodę.
Pracodawca jest zobowiązany pokryć koszty związane z odbyciem podróży służbowej tj. koszty transportu, noclegu, wyżywienia. Poniżej omawiamy te koszty w przypadku delegacji zagranicznej
Jak określić czas spędzony w delegacji zagranicznej?
Początek i koniec delegacji zagranicznej określamy zależnie od środku transportu, którym podróżuje pracownik.
Transport lądowy– za początek i koniec podróży uważa się moment przekroczenia granicy polskiej w drodze do miejsca wykonywania czynności służbowych
Transport powietrzny– za początek uważa się moment startu samolotu w kraju, jako powrót uznaje się moment lądowania w Polsce.
Transport morski– za początek uważa się moment wypłynięcia statku z portu w kraju, jako powrót uznaje się moment wpłynięcia do portu w Polsce.
To pracodawca decyduje o wyborze rodzaju komunikacji. Jeśli pracownik w trakcie podróży zmieni rodzaj środka transportu, na inny niż preferowany przez pracodawcę, nie może ubiegać się o zwrot kosztów.
Dieta zagraniczna
Wypłacana na poczet pokrycia kosztów wyżywienia. Wysokość diety jest ustalana w drodze rozporządzenia przez ministra pracy i polityki społecznej. Wysokość diety zagranicznej różni się w zależności od kraju, do którego został skierowany pracownik. Za każdą pełną dobę przysługuje 100% diety. Jeśli pracownik był w delegacji do 8 godzin przysługuje mu 1/3 diety, od 8 do 12 godzin- przysługuje mu ½ diety. Powyżej 12 godzin w delegacji również przysługuje pełna dieta.
Poniżej prezentujemy wysokość diet w wybranych krajach:
Pracodawca zapewnił mi wyżywienie podczas delegacji zagranicznej. Czy w takim przypadku dieta również przysługuje?
Tak, nawet jeśli całodniowe wyżywienie zostało zapewnione przez pracodawcę, pracownikowi przysługuje 25% diety. Jeśli wyżywanie jest częściowe, wysokość diety wynosi:
- 15% diety na śniadania
- 30% diety na obiad
- 30% diety na kolacje
Powyższa tabela prezentuje również wysokość ryczałtów na nocleg. Ryczałt taki przysługuje pracownikowi, któremu nie został zapewniony nocleg.
Jak rozliczyć delegację zagraniczną?
Pracownik musi rozliczyć się z kosztów związanych z delegacją zagraniczną w terminie do 14 dni od zakończenia podróży służbowej. Warto pamiętać, że można wnioskować o zaliczkę na poczet delegacji. Wysokość takiej zaliczki ustala się indywidualnie po oszacowaniu kosztów wstępnych. Rozliczenia kosztów należy dokonać w walucie otrzymanej zaliczki, w złotówkach lub w wymienionej walucie.
Pracownik musi gromadzić dokumenty potwierdzające poniesione koszty np. faktury/ rachunki za nocleg czy bilety za przejazd. W przypadku zastosowania ryczałtów, gromadzenie tych dokumentów nie jest konieczne.